Classif. documental 001.01.01.001
Fundação Centro de Atendimento Socioeducativo ao Adolescente
PRESIDÊNCIA
Portaria Normativa nº 431, de 16 de junho de 2023.
O PRESIDENTE da Fundação Centro de Atendimento Socioeducativo ao
Adolescente - Fundação CASA-SP, no uso de sua competência, torna pública a implantação do
Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo - SEI/SP, e
Considerando o disposto no Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023,
que dispõe sobre o uso do SEI/SP;
Considerando a necessidade de tornar mais eficiente a gestão
documental, bem como a racionalização e otimização dos recursos públicos disponíveis, para maior
efetividade das atividades da Fundação CASA-SP;
Considerando a necessidade de substituir gradativamente a produção e
tramitação de documentos para formato exclusivamente digital;
Considerando que a partir do próximo dia 30/06/2023, todos os
documentos criados nesta Fundação CASA-SP deverão observar a forma digital e ser produzidos
no sistema SEI/SP;
Considerando o engajamento da Fundação CASA-SP com a Política
Pública de Gestão Documental e Acesso à Informação no âmbito da Administração Pública
Estadual,
R E S O L V E:
Artigo 1º - A produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação,
segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas de novos documentos, na Fundação
CASA-SP, deverão ser realizados a partir de 30/06/2023 exclusivamente no ambiente oficial de
gestão documental do Estado de São Paulo (http://www.sei.sp.gov.br), denominado sistema SEI
/SP, observadas as disposições do artigo 10 do Decreto 67.641, de 10/04/2023, e atendidos os
requisitos previstos nesta Portaria.
Artigo 2º - A unidade que tiver posse de documento composto (processo,
expediente, prontuário e dossiê) e avulso, autuado e registrado no Sistema do Programa SP Sem
Fundação Centro de Atendimento Socioeducativo ao Adolescente
PRESIDÊNCIA
2
Papel e que se encontra em andamento, deverá inserir o conteúdo no SEI/SP para continuidade e
incluir o “Termo de mudança de sistemas”, encerrando posteriormente em conjunto com o
documento concluído no SEI/SP para destinação, conforme os prazos previstos nas Tabelas de
Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado.
Artigo 3º - O registro, autuação e tramitação de documentos em meio
físico, somente serão permitidos quando houver a conjugação dos seguintes fatores, devidamente
justificada pela autoridade competente:
I- indisponibilidade temporária do ambiente digital;
II- comprometimento dos prazos legais ou administrativos;
III- a matéria apresentar caráter de urgência ou emergência.
Parágrafo único - Nas hipóteses previstas nos incisos I a III deste artigo,
o registro no sistema SEI/SP deverá ser realizado imediatamente após seu restabelecimento, tendo
ou não ocorrido a conclusão da tramitação.
Artigo 4º - Antes do cadastro de documentos, deve ser realizada pesquisa
junto aos sistemas existentes para evitar a abertura em duplicidade.
§ 1º - Deverá constar na “especificação” ou “descrição” (assunto), no
mínimo, o objeto, partícipes e se o caso, período e forma de execução, bem como demais
elementos que facilitem a busca pelo documento.
§ 2º - Deverá ser preenchido no campo “nome da árvore”, de forma
sucinta, o complemento do tipo de documento conforme deve aparecer na árvore do processo.
§ 3º - Deverá constar no campo “interessados” a pessoa física, jurídica,
órgão ou setor que tenha interesse no processo.
I - não devem ser cadastrados adolescentes como interessados.
§ 4º - Não deverá ser alterada a “classificação por assuntos” proposta
pelo sistema para o tipo de documento selecionado.
§ 5º - Deverá constar no campo de preenchimento livre e opcional de
“observações desta unidade”, informações adicionais que facilitem a identificação de um processo
e a sua recuperação.
Fundação Centro de Atendimento Socioeducativo ao Adolescente
PRESIDÊNCIA
3
§ 6º - Não devem ser preenchidos em nenhum dos campos citados neste
artigo dados que identifiquem adolescentes, devendo constar a sigla do nome, quando necessário.
§ 7º - O nível de acesso padrão do sistema é público, onde processos e
documentos assinados ficam disponíveis para visualização de qualquer usuário interno do sistema,
devendo o usuário selecionar como restrito qualquer processo ou documento que contenha
informações que identifiquem adolescentes ou que necessitem pelo seu conteúdo se manterem
restritos às unidades em que tramitarem.
Artigo 5º - A digitalização de documentos para a inserção no SEI/SP
observará as disposições da Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012, da Lei Federal nº 13.460,
de 26 de junho de 2017, da Lei Federal nº 14.129, de 29 de março de 2021, e da Lei Estadual nº
10.294, de 20 de abril de 1999.
§ 1º - A digitalização de documentos recebidos ou produzidos será
acompanhada da conferência da integridade do documento.
§ 2º - A conferência da integridade a que se refere o § 1º deste artigo
deverá registrar se houve exibição de documento original, de cópia autenticada por serviços
notariais e de registro, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples.
§ 3º - Na digitalização de documentos, observar-se-á o seguinte:
I- os documentos resultantes da digitalização de originais e de cópia
autenticada em cartório serão considerados cópia autenticada
administrativamente;
II- os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada
administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia
simples e poderão ser descartados após a sua digitalização.
§ 4º - Os documentos em papel que sejam originais ou cópias
autenticadas em cartório, após a digitalização e a constatação da integridade do documento digital,
deverão ser mantidos sob guarda, hipótese em que serão eliminados após o cumprimento de prazos
de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do
Estado de São Paulo, das atividades-meio e das atividades-fim a que se referem, respectivamente,
os Decretos nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, e nº 48.897, de 27 de agosto de 2004.
§ 5º - Os documentos em papel que sejam cópias autenticadas
administrativamente, cópias simples ou rascunhos serão descartados após a sua digitalização,
conforme procedimentos de eliminação estabelecidos pela Comissão de Avaliação de Documentos
e Acesso - CADA.
§ 6º - Os setores que receberem documentos físicos:
Fundação Centro de Atendimento Socioeducativo ao Adolescente
PRESIDÊNCIA
4
I- deverão proceder a digitalização imediata da cópia autenticada em
cartório ou do documento original apresentado, devolvendo-o
imediatamente ao interessado;
II- poderão determinar que a protocolização de documento original ou
cópia autenticada em cartório seja acompanhada de cópia simples,
hipótese em que o protocolo ou expediente atestará a conferência da
cópia com o original, devolvendo o documento original
imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua
digitalização.
§ 7º - Os agentes públicos deverão, nos termos da Lei Federal nº 13.460,
de 26 de junho de 2017, realizar a autenticação administrativa dos documentos, à vista dos
originais apresentados pelo usuário, vedada a exigência de reconhecimento de firma, salvo em caso
de dúvida de autenticidade.
§ 8º - Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante
alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a
verificação do documento objeto de controvérsia.
§ 9º - A Fundação CASA-SP poderá exigir, justificadamente, antes do
transcurso do prazo para revisão dos próprios atos praticados no processo, a exibição do original de
documentos constantes dos autos, apresentados para digitalização por ocasião do protocolo ou
enviados eletronicamente pelo interessado.
Artigo 6º - O número do documento gerado pelo SEI/SP será o número
oficial para controle.
Artigo 7º - Todos os servidores da Fundação CASA-SP deverão estar
cadastrados no SEI/SP e acessar rotineiramente o sistema.
Artigo 8º - É obrigatório, a todos os servidores da Fundação CASA, a
certificação no curso de Educação à Distância - EAD, da Escola de Formação dos Profissionais da
Educação - EFAPE, disponibilizado em https://portal.sei.sp.gov.br/ (SEI! Sistema Eletrônico de
Informações).
§ 1º - Os servidores cadastrados deverão realizar o curso em até 30
(trinta) dias.
§ 2º - Os servidores devem se manter atualizados dos conteúdos e
documentos publicados no Portal do SEI.
Artigo 9º - Documentos externos poderão ser encaminhados de forma
digital, diretamente para o correio eletrônico institucional das áreas competentes.
Fundação Centro de Atendimento Socioeducativo ao Adolescente
PRESIDÊNCIA
5
Parágrafo único - Havendo necessidade da tramitação de processos,
expediente ou documento, por intermédio de comunicação oficial entre servidores públicos da
Fundação CASA-SP e demais órgãos ou entidades, públicas ou privadas, esta se dará
preferencialmente por intermédio de e-mail oficial, a ser capturado e incorporado ao SEI/SP.
Artigo 10 - A Divisão de Tecnologia da Informação - DTI, caberá o
suporte local e prestar assistência ao usuário na solução de eventuais problemas durante o uso do
sistema SEI/SP.
Parágrafo único - Em caso de dúvidas na utilização do sistema, o
servidor deve buscar inicialmente a solução nos documentos contidos no portal do SEI/SP e com os
multiplicadores de sua área, que realizaram a formação presencial do sistema.
Artigo 11 - O coordenador do Grupo Gestor do sistema SEI/SP na
Fundação CASA, poderá mediante aprovação prévia da Chefia de Gabinete, editar normas
complementares necessárias ao cumprimento desta Portaria previamente aprovada.
Artigo 12 - Tendo em vista a descontinuidade do Programa SP Sem
Papel, a fim de otimizar a transição de sistemas, os setores deverão realizar os seguintes
procedimentos no sistema SP Sem Papel até o dia 29/06/2023:
I- receber os documentos “em trâmite” para que fiquem disponíveis na
mesa digital da unidade;
II- realizar as juntadas necessárias;
III- concluir ou excluir documentos “em elaboração”;
IV- realizar todas as assinaturas necessárias;
V- encerrar os documentos concluídos e arquivá-los, sendo que os
processos devem ser arquivados na mesa de criação.
Artigo 13 - Exaurida a finalidade do processo digital em todas as suas
etapas, o processo deve ser concluído pelas unidades em que tramitou.
Artigo 14 - A fim de reduzir os documentos físicos nas unidades e
otimizar os espaços, os documentos compostos (processos e prontuários) concluídos, devem ser
encerrados e encaminhados às respectivas unidades de arquivo para destinação conforme Tabelas
de Temporalidade de Documentos da Administração Pública Estadual.
Fundação Centro de Atendimento Socioeducativo ao Adolescente
PRESIDÊNCIA
6
Artigo 15 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação e
revoga as Portarias Normativas nºs 342/2020, 365/2021 e 377/2021 e 413/2022.
Comunique-se.
Publique-se.
São Paulo, 16 de junho de 2023.
JOÃO VERÍSSIMO FERNANDES
PRESIDENTE
PRESIDÊNCIA
FUNDCASASPPOR202300480A
Assinado com senha por JOÃO VERÍSSIMO FERNANDES - 16/06/2023 às 12:18:04.
Documento Nº: 75120722-2871 - consulta à autenticidade em
https://www.documentos.spsempapel.sp.gov.br/sigaex/public/app/autenticar?n=75120722-2871
Nenhum comentário:
Postar um comentário