Publicada no DOE de 26/10/2021
PORTARIA NORMATIVA N° 369/2021
O PRESIDENTE da Fundação Centro de Atendimento
Socioeducativo ao Adolescente – Fundação CASA-SP, no uso de sua competência, e
Considerando a revisão efetuada nos modelos das pastas que
compõem o Prontuário do Adolescente;
Considerando o conjunto de instrumentos discutidos e
elaborados à luz das diretrizes da Assessoria Especial de Política Socioeducativa, em
conformidade com as especificidades e especialidades apontadas pelas
Superintendências de Saúde, Pedagógica e de Segurança e ouvidos os profissionais
das áreas;
Considerando o conjunto de instrumentos discutidos e
elaborados à luz da Diretoria de Gestão e Articulação Regional, em conformidade
com as especificidades e especialidades apontadas pelos Centros de Atendimento,
D E T E R M I N A:
Artigo 1º - Implementação do formato do Prontuário do
Adolescente para registro e arquivo dos atendimentos e estudos, referentes aos
adolescentes em atendimento nos programas da Fundação CASA-SP.
CAPITULO I
Do Prontuário do Adolescente
Artigo 2º - O processo de registro e arquivo do histórico do
adolescente inserido nos programas da Fundação CASA-SP, deverá ser formalizado
nas seguintes pastas que compõem o Prontuário do Adolescente:
I- Pasta de Execução de Medida;
II- Pastas de Saúde:
a) Psicologia;
) Serviço Social;
c) Programa de Psicoterapia;
d) Enfermagem; Nutrição; Odontologia; Clínica Médica.
III- Pasta Pedagógica;
IV- Pasta de Segurança.
Artigo 3º - Na Pasta de Execução de Medida deverão ser
arquivados os documentos:
I- Instrumental de Identificação;
II- Encaminhamento de Adolescente;
III- Boletins de Ocorrências;
IV- Peças Processuais;
V- Ofícios;
VI- Relatórios Conclusivos encaminhados ao Poder Judiciário;
VII- Questionário Autodeclaratório para realização de visita,
conforme Ordem de Serviço G.P. nº 033/2021;
VIII- Cópias/comprovações de envio de e-mails e cartas para
familiares;
IX- Declaração de Óbito;
X- Termo de Entrega;
XI- Termo de Descumprimento da Medida, modelo AIO-31090;
XII- Termo de Encerramento da Medida, modelo AIO-31087.
Parágrafo único: A documentação pessoal original do
adolescente deverá permanecer na parte interna da contracapa da Pasta de Execução
de Medida, em saco plástico transparente de quatro furos, e deverá ser entregue ao
adolescente ou responsável, quando de sua liberação, por meio de recibo, mantendose cópia encartada na pasta.
Artigo 4º - A Pasta de Saúde - Serviço Social deve representar a
atuação específica da área. Deverá conter os documentos abaixo identificados,
arquivados, em ordem cronológica:
I- Instrumental de Coleta de Dados - AIO-31063;
II- Instrumental de Coleta de Dados - Continuação - AIO31063.a;
III- Declaração de Responsabilidade - AIO-31091;
IV- Comunicação Interna, modelo AIO-41006;
V- Ofícios de encaminhamento de adolescentes e famílias à
rede socioassistencial;
VI- Relatórios de instituições da rede socioassistencial que
acompanham às famílias e adolescentes como o Centro de
Referência de Assistência Social (CRAS);
VII- Centro de Referência Especializado de Assistência Social
(CREAS), Conselho Tutelar;
VIII- Organização da Sociedade Civil (OSC) dentre outros;
IX- Comprovações de recebimento de verba de ajuda de custo
pelas famílias, para realização de visitas;
X- Recibo Família PN 307/2017 - AIO-34103-i;
XI- Ex Med - Controle de Documentação Pessoal AIO-34149;
XII- Comprovante de Entrega de Documentação ao Resp Legal
AIO-34147;
XIII- Comprovante de Recebimento de Documentação pelo
Centro - AIO-34148.
Artigo 5º - A Pasta de Saúde - Psicologia deve representar a
atuação específica da área observando-se as normativas, conforme Resolução CFP nº
001/20091
. Deverá conter os documentos abaixo identificados:
I- Comunicação Interna, modelo AIO-41006;
II- Os relatórios e avaliações referentes à saúde mental, ou seja,
psicológicas, neuropsicológicas, psiquiátricas e afins,
realizadas por profissionais externos ou instituições
externas;
III- Declarações - Programa de Psicoterapia: Inserção (AIO31070), Não Inserção (AIO-31071), Interrupção (AIO31072), Conclusão (AIO-31089) e de Comparecimento, se
solicitada;
IV- ASSIST. Questionário de Triagem do Uso do Álcool, Tabaco e
outras substâncias.
Artigo 6º - A Pasta de Saúde é composta pelos instrumentais
abaixo, que possibilitam o acompanhamento e evolução dos atendimentos. Os
instrumentais devem ser arquivados por área de atendimento. A ordem de inserção
dos instrumentais é cronológica dentro de cada área correspondente, e a numeração
se dará na extinção de medida. Os documentos a serem inseridos na Pasta de Saúde
são:
I- Folha intercaladora da Área de Enfermagem - AIO-35047. A
área será composta pelos seguintes documentos:
a) Anotação de Enfermagem - AIO-34002;
b) Consulta de Enfermagem - AIO-34157;
c) Ficha de Evolução - AIO-34033 que deverá ser encartada
somente quando houver necessidade de sua utilização;
d) Fargestron.
II- Folha intercaladora da Área Médica - AIO-35048. A área será
composta pelos seguintes documentos:
a) Consulta Médica - AIO-34158;
b) Ficha de Evolução - AIO-34033, que deverá ser encartada
somente quando houver necessidade de sua utilização.
III- Folha intercaladora Área Odontológica - AIO-35050. A área
será composta pelos seguintes documentos:
a) Consulta Odontológica - AIO-34159;
b) Ficha de Evolução - AIO-34033 que deverá ser encartada
somente quando houver necessidade de sua utilização.
IV- Folha intercaladora Área de Nutrição - AIO-35049. A área
será composta pelos seguintes documentos:
a) Consulta de Nutrição - AIO-34165;
b) Ficha de Evolução - AIO-34033, que deverá ser encartada
somente quando houver necessidade de sua utilização.
V- Folha intercaladora Área Documentos Complementares -
AIO-35051. A área será composta pelos seguintes
documentos:
a) Calendário de Vacinação - AIO-34167;
b) Ficha de Encaminhamento - AIO-34161;
c) Relatório de Internação Hospitalar - AIO-34162;
d) Observação de Saúde - AIO-34166;
e) Comunicação Interna - AIO-41006;
f) Relatórios e avaliações das áreas relativas à saúde clínica,
ou seja, Enfermagem, Clínica Médica, Odontológica,
Nutricional, Fisioterápica, e outras relacionadas;
g) Outros documentos encaminhados pelo SUS.
VI- Folha intercaladora Prescrições - AIO-35052. A área será
composta pelos seguintes documentos:
a) Folha de Prescrição - AIO-33098;
b) Receitas geradas na rede e anexadas a folha de
prescrição.
§ 1º- O Cartão SUS, a Caderneta de Vacinação, os agendamentos
e exames deverão permanecer na contracapa em saco plástico de quatro furos, e
serão entregues ao responsável pelo adolescente, por meio de recibo, ao término do
cumprimento da medida, mantendo uma cópia dos referidos exames na pasta.
§ 2º- Na semiliberdade a Pasta de Saúde deverá conter todos os
atendimentos da rede SUS e os realizados pelos profissionais da UAISA.
§ 3º- Na pasta de Saúde deverá constar apenas um calendário de
vacinação, gerado na primeira inserção do adolescente nos Programas/Medidas,
realizadas nesta Fundação CASA e, atualizada, caso haja nova inserção.
Artigo 7º - A Pasta de Saúde/Psicologia: Programa de
Psicoterapia é composta pelos instrumentais abaixo, que possibilitam o
acompanhamento e evolução dos atendimentos. A ordem de inserção dos
instrumentais é cronológica. Os documentos encaminhados ao Programa deverão ser
encartados junto ao registro que o identifique. A pasta deverá ter sua guarda
observando-se as normativas, conforme Resolução CFP nº 001/20092
.
a) Guia de Encaminhamento a Psicoterapia - modelo AIO-31075;
b) Declarações (Inserção, Não Inserção, Interrupção, Conclusão
e Declaração de comparecimento, se solicitada);
c) Controle de frequência de atendimento psicoterápico, modelo
AIO-31073;
d) Registro de Atendimento;
e) Anamnese;
f) Relatórios e avaliações referentes à saúde mental, ou seja,
psicológicas, neuropsicológicas, psiquiátricas e afins,
realizadas por profissionais externos ou instituições externas;
g) Determinação Judicial para inserção em psicoterapia, quando
houver;
h) Resultados dos Testes Psicológicos;
i) Ficha de Evolução, modelo AIO-34033;
j) Registro Documental.3
Parágrafo único: Os Registros Documentais de que trata a
“alínea i” deverão ser encartados em saco plástico de quatro furos, que estará afixado
na parte interna da contracapa da pasta.
Artigo 8º - A Pasta Pedagógica deverá conter todos os
documentos do percurso escolar e o registro de todas as atividades pedagógicas,
segundo a medida socioeducativa, arquivados, em regra, na seguinte ordem de cada
um dos programas:
I- Internação Provisória:
a) Avaliação Diagnóstica Inicial - Eixo Pedagógico - Roteiro
orientador da entrevista, modelo AIO-31084;
b) Avaliação Diagnóstica Inicial - Eixo Pedagógico -
Trajetória de Vida, modelo AIO-31076;
c) Diagnóstico de Escrita, Leitura e Matemática - modelo
AIO-31077;
d) Avaliação Diagnóstica em Educação Física, modelo AIO31078;
e) Acompanhamento das Atividades de Arte e Cultura,
modelo AIO-31079;
f) Registro de Atendimento, modelo AIO-34001;
g) Parecer Pedagógico Conclusivo, modelo AIO-31080.
II- Internação:
a) Avaliação Diagnóstica em Educação Física, modelo AIO31078 e 31092;
b) Acompanhamento das Atividades de Arte e Cultura,
modelo AIO-31079;
c) Acompanhamento Escolar - Registro Trimestral - modelo
AIO-31082;
d) Acompanhamento dos Cursos de Educação Profissional,
modelo AIO-31083;
e) Registro de Atendimento, modelo AIO-34001;
f) Registro para o PIA - Inicial e Reavaliação, modelo AIO31081;
g) Parecer Pedagógico Conclusivo, modelo AIO-31080;
h) Quadro de Acompanhamento de Atividades Pedagógicas
Complementares, modelo AIO-34176.
III– Semiliberdade:
a) Para adolescentes que iniciam sua medida na
semiliberdade deverão ser preenchidos e encartados na
Pasta os seguintes instrumentais, visando atender às
necessidades do diagnóstico polidimensional não
realizado anteriormente:
1- Avaliação Diagnóstica Inicial - Eixo Pedagógico -
Roteiro orientador da entrevista, modelo AIO-31084;
2- Avaliação Diagnóstica Inicial - Eixo Pedagógico -
Trajetória de Vida, modelo AIO-31076; e
3- Diagnóstico de Escrita, Leitura e Matemática - modelo
AIO-31077.
b) Registro para o PIA - Inicial e Reavaliação, modelo AIO31081;
c) Acompanhamento dos cursos de Educação Profissional,
modelo AIO-31083;
d) Acompanhamento Pedagógico - Atividade de Esporte,
Arte e Cultura e Escolar, modelo AIO-31086;
e) Registro de Atendimento, modelo AIO-34001;
f) Parecer Pedagógico Conclusivo, modelo AIO-31080.
Parágrafo único: Os documentos escolares, avaliação de
leitura, escrita e matemática, certificados, declarações e comprovantes de natureza
pedagógica, deverão permanecer na contracapa em saco plástico de quatro furos, e
serão entregues ao responsável pelo adolescente, por meio de recibo, ao término do
cumprimento da medida.
Artigo 9º - A Pasta de Segurança deverá conter todos os
documentos referentes à Segurança, arquivados na seguinte ordem:
I- Recibo de Pertences - Recepção, modelo AIO-34169;
II- Registro Individual de Conduta - RIC, modelo AIO-31074;
III- Registro Individual de Observação, modelo AIO-34171.
CAPITULO II
Dos Procedimentos para Abertura e Encerramento de Prontuário
Artigo 10 - O processo de abertura de pastas será sempre
iniciado pelos Centros de Atendimento denominados portas de entrada, observando-se
os seguintes procedimentos:
I- Os adolescentes em primeira entrada, depois de identificados,
receberão o número de prontuário, permanecendo o número
anterior para os adolescentes que já tiveram outras
entradas;
II- As Pastas de Acompanhamento serão acondicionadas e
encaminhadas na pasta Transporte, que tem como finalidade
a preservação e conservação durante sua tramitação entre
os Centros de Atendimento e/ou Núcleo de Acervo
Institucional Documental - NAID;
III- Todas as pastas deverão ter os documentos encartados
seguindo uma ordem cronológica, e numerados
sequencialmente durante o período de cumprimento de
medida. O Núcleo de Acervo Institucional Documental -
NAID não receberá pastas que não seguirem estes
procedimentos;
IV- O arquivo, conservação e alimentação das pastas das áreas
de cada adolescente serão de corresponsabilidade entre o
profissional de referência da área e da gestão imediata;
V- Os locais da guarda das pastas serão estabelecidos pela
Encarregatura Técnica;
VI- As Pastas de Saúde permanecem com os profissionais de
saúde nos respectivos ambulatórios.
Artigo 11 - O Diretor e o Encarregado Técnico do Centro de
Atendimento serão responsáveis pela guarda e conservação das Pastas de
Acompanhamento do Adolescente enquanto durar a medida no Centro.
Parágrafo único: Encarregado Técnico será responsável por
verificar o correto arquivamento das pastas antes de despachá-las.
Artigo 12 - A guarda e conservação da Pasta de Saúde são de
responsabilidade do Diretor da UAISA, enquanto o adolescente permanecer em
cumprimento de medida socioeducativa.
Parágrafo único: Ao término da medida, a referida pasta
deverá ser encaminhada ao Núcleo de Acervo Institucional Documental - NAID, em
conjunto com as demais pastas de acompanhamento sob a responsabilidade do
Diretor e Encarregado Técnico do respectivo centro de atendimento.
Artigo 13 - O Núcleo de Acervo Institucional Documental - NAID
é o fiel depositário das pastas, e deve recebê-las no prazo máximo de 15 (quinze)
dias, contados a partir da data de saída do adolescente da Fundação.
Artigo 14 - Havendo nova entrada do adolescente, será de
responsabilidade do Núcleo de Acervo Institucional Documental - NAID a impressão e
encarte nas pastas dos instrumentais de identificação.
Artigo 15 - Frente à nova entrada do adolescente na Fundação e
não estando as pastas nos arquivos do Núcleo de Acervo Institucional Documental -
NAID, esse Núcleo solicitará a transferência da pasta para o centro de nova entrada
do adolescente, bem como será comunicado a respectiva Divisão Regional.
Artigo 16 - O Núcleo de Acervo Institucional Documental - NAID
somente emitirá 2ª via de pastas extraviadas e/ou perdidas, mediante cópia de
Boletim de Ocorrência, justificativa e solicitação emitida pelo Diretor do Centro, com
ciência da Divisão Regional.
Artigo 17 - Caberá ao Núcleo de Acervo Institucional
Documental - NAID comunicar a Diretoria de Gestão e Articulação Regional - DGAR
todas as irregularidades encontradas nas pastas, desde falta de conservação até
colocação de documentação inadequada e em desacordo com a presente Portaria para
as providências cabíveis.
Artigo 18 - A devolução ao Núcleo de Acervo Institucional
Documental - NAID deverá ser feita com as pastas acondicionadas na Pasta
Transporte e contendo o Termo de Encerramento na Pasta de Execução, devidamente
preenchido, datado, assinado e carimbado pelo Diretor e/ou Encarregado Técnico do
Centro de Atendimento.
Artigo 19 - O Núcleo de Acervo Institucional Documental - NAID
não receberá as Pastas de Acompanhamento do Adolescente sem a Pasta Transporte
ou faltando algumas das Pastas relacionadas no artigo 2º desta Portaria.
CAPITULO III
Das Disposições Gerais
Artigo 20 - Nenhum outro instrumental deverá ser criado ou
utilizado, sendo somente permitidos os instrumentais relacionados nas Pastas de
Acompanhamento.
Artigo 21 - As Pastas de Acompanhamento devem permanecer
no centro de atendimento ou UAISA, sendo vedada sua retirada para realização de
visita domiciliar e qualquer atendimento de adolescente na rede de serviços.
Artigo 22 - Não deverão constar na mesma pasta documentos
duplicados e formulários não preenchidos.
Artigo 23 - Os casos omissos serão analisados pela Diretoria de
Gestão e Articulação Regional - DGAR e Assessoria Especial de Política Socioeducativa
- AEPS.
Artigo 24 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua
publicação e revoga a Portaria Normativa nº 236/2012.
Comunique-se.
Publique-se.
G.P., em 25 de outubro de 2021.
Fernando José da Costa
Secretário da Justiça e Cidadania
Respondendo pelo Expediente da Fundação CASA
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